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Organiser un festival en toute sécurité : le guide complet

Un festival culturel réussi repose non seulement sur une programmation attractive et une logistique irréprochable, mais également sur une sécurité optimale. L’organisation est donc primordiale

Vous souhaitez préparer un festival mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Voici les meilleures pratiques et les obligations légales que vous devez respecter pour réaliser un évènement sécurisé et sans accrocs.

Les étapes d’organisation d’un festival 

Définir un thème

Choisir un thème pour votre festival est une étape fondamentale qui oriente toutes les autres décisions : du type de musique ou d’art présenté à la décoration et aux activités proposées. Le thème doit refléter les intérêts de votre public cible et se démarquer pour attirer l’attention.

Choisir un lieu

Le lieu impacte directement l’accessibilité, la capacité d’accueil et l’expérience globale des festivaliers. Il doit être adapté au thème et capable de répondre aux besoins logistiques de l’événement, tout en respectant les contraintes de sécurité d’un évènement en extérieur et les réglementations locales.

Prendre contact avec les fournisseurs d’infrastructures, intervenants, prestataires de sécurité…

La réussite d’un festival dépend grandement de la qualité et de la fiabilité de ses partenaires et fournisseurs. Il est essentiel de choisir des fournisseurs d’infrastructures de confiance et des intervenants (artistes, conférenciers, etc.) qui correspondent à l’esprit du festival. Entourez-vous également de professionnels de la sécurité qualifiés pour garantir la sûreté de votre événement.

Définir une programmation

La programmation est le fil rouge de votre festival. Elle doit être cohérente avec le thème et structurée de manière à maximiser l’engagement du public tout au long de l’événement. Pensez à bien prendre en compte toutes les contraintes des artistes et autres intervenants.

Définir un budget

Établir un budget prévisionnel est essentiel pour gérer efficacement les finances du festival. Celui-ci doit couvrir tous les aspects de l’événement, de la location du lieu, en passant par les honoraires des artistes, jusqu’aux dépenses imprévues. Un budget bien planifié vous permettra de contrôler les coûts et d’assurer la viabilité financière de l’événement.

Les obligations légales pour organiser un festival

Ces réglementations visent à assurer non seulement la sécurité des participants mais aussi la conformité légale de l’événement. Il est conseillé de consulter régulièrement les sources officielles et de travailler avec des professionnels pour s’assurer que toutes les exigences sont bien remplies.

Demander une autorisation ou faire une déclaration

Si votre festival accueille plus de 1500 personnes, vous devez demander une autorisation auprès de l’autorité compétente (mairie ou préfecture) entre un mois et un an avant l’événement. Pour les événements de plus petite envergure ou dans un lieu privé qualifié d’établissement recevant du public (ERP), une déclaration peut suffire.​

Demander des autorisations supplémentaires : vente d’alcool et droits d’auteurs

Pour vendre de l’alcool, une licence de débit de boisson est requise, et cette demande doit être faite en mairie au moins 15 jours avant le festival. De plus, si de la musique ou des œuvres dramatiques sont jouées, vous devez obtenir les droits auprès de la SACEM ou de la SACD et payer les droits afférents​

Appliquer des mesures de sécurité

La première étape consiste à évaluer les risques possibles liés à votre événement. Ensuite, assurez-vous que toutes les installations et équipements utilisés respectent les normes de sécurité en vigueur. En fonction de votre évènement, de sa taille et de son emplacement, différentes règlementations peuvent s’appliquer : mesures « plan Vigipirate », nombre d’extincteurs à disposition, nombre d’issues de secours, contrôles d’accès renforcés…

Pour la sécurité de votre festival, entourez-vous de professionnels qualifiés, tels que les agents d’ASH Sécurité. La présence d’agents de sécurité et de sureté et d’agents SSIAP pour la sécurité incendie et le secours est primordiale lors d’un grand rassemblement.

En ce qui concerne les évènements en intérieur, il est important de savoir que les établissements recevant du public sont soumis à des règles spécifiques concernant la sécurité incendie.

ASH Sécurité fournit des agents formés aux divers aspects de la sécurité événementielle, incluant la gestion de foule et la réaction aux incidents d’urgence. L’expertise des agents, y compris des agents cynophiles pour les grands rassemblements, assure une vigilance constante et une intervention rapide en cas de besoin.

Pour l’organisation de votre prochain festival, contactez-nous dès maintenant.